Az iroda design kulcsszerepet játszik a munkaerő megtartásában és vonzásában
Hibrid, agilis, fenntartható, energiatakarékos, és nem is az autóiparról, hanem a jelen irodatrendjeiről van szó. Természetesen ahogy a gépjárművek esetében, a munkahelyeknél is először a gondolkodásmód változik, a munkáltatók és a munkavállalók fejében kell, hogy létrejöjjön az igény az új megoldásokra.
A pandémia, az energiaválság, a bizonytalan és változó gazdasági környezet az irodák világából is elsöpörte a stabilitást. A korábban jól megszokott munkahely, amely egy asztalból, székből, néhány tárolószekrényből és tárgyalóból állt, néhány év alatt elavulttá vált. Ma már nem is arról van szó, van-e valakinek személyre szabott állandó munkahelye, hanem hogy használ-e íróasztalt és ha igen, akkor kizárólag koncentrációt igénylő munkavégzésre, vagy több feladatra is alkalmas az asztal? A digitalizáció lehetővé tette a home office elterjedését. Ennek következtében a hosszabb ideig tartó, összpontosítást igénylő munkavégzés egy része otthonra helyeződött át, az irodáknak pedig megnőtt a közösséget összetartó szocializációs, kommunikációs, kollaborációs szerepköre. Erre szükség is van, hiszen nemzetközi kutatások alapján a tartós home office megnöveli a kiégést, és elszigeteli egymástól a munkatársakat. Ezek a tendenciák új kihívások elé állították az irodákat tervezőket, így egy munkahely kialakítása már nemcsak a műszaki szakemberek és facility managerek feladata, hanem aktív részvételt kíván a belső PR, HR, employer branding és marketing szakemberek részéről is. Mivel az irodakoncepció kialakítása egy igazi cross design feladattá vált, amely egyaránt figyelembe veszi a költségcsökkentést, a téroptimalizálást, az energiahatékonyságot, a fenntarthatóságot, a vállalati arculatot és a munkatársak jóllétét, mindenképpen érdemes olyan tanácsadó cégek segítségét kérni, amelyek a nemzetközi trendek ismeretében összefogják a folyamatot és növelik a hatékonyságot. De miért is olyan fontos, hogy az irodai környezet megfelelő hatást gyakoroljon a munkatársak közérzetére?
Európa egyik meghatározó irodabútor-gyártója, a spanyol Actiu elnök-vezérigazgatója, Joaquín Berbegal szerint az iroda design kulcsszerepet játszik a munkaerő megtartásában és vonzásában. Az irodai környezetnek támogatnia kell a hibrid munkavégzést, a kommunikációt, az agilis munkafolyamatokat, inspirálni kell a munkatársakat, valamint tükröznie a vállalati arculatot és kultúrát. A munkahelyi környezetnek, a berendezésnek, a világításnak, az akusztikának pozitívan kell befolyásolni az ott dolgozók mentális és fizikai egészségét. A JLL „Human Experience” felmérése szerint a munkahelyükkel elégedett munkatársak 56%-a elkötelezett a cég iránt, míg a munkahelyükkel nem elégedett munkatársaknak mindössze 16%-a.
A pandémia ideje alatt jelentősen megnőtt azoknak a száma, akik munkahelyet váltottak. Ennek oka sokszor a kiégésben, a munkahelyekhez fűződő kapcsolat lazulásában, a fáradtságban, bizonytalanságban, a jobban fizető, biztosabb állás keresésében gyökereztek. A fluktuáció megnövekedett aránya napjainkban is érződik, ezért is kiemelt fontosságú a vállalati kultúra, a kohézió erősítése. Ez olyan új fogalmakat is létrehozott, mint az employer branding, amely a munkatársaknak a cégek felé történő elkötelezettségével, a munkahelyi kultúrával, valamint a vállalati arculatnak a szerepével egyaránt foglalkozik. Ezek következményeként az irodai környezet kialakítása már nem csupán facility manageri feladat, hanem a HR és a marketing együttműködéseként egy befelé és kifelé is megnyilvánuló identitás megjelenítése. A vállalati arculatnak meghatározó szerepe van a munkatársak megtartásában, hiszen napjainkban többnyire a munkatársak döntése, hogy szeretnének-e az adott szervezetben dolgozni, melyik szervezeti filozófiával tudnak azonosulni. A munkatársakat megtartó és bevonzó vállalati kultúra megerősítésében óriási szerepe van a támogató munkahelyi környezetnek. A munkatársak kényelmét és jó közérzetét erősítő irodatér és a fenntarthatóság kéz a kézben jár, elképzelhetetlen egyik a másik nélkül. A fizikai, mentális egészség ugyanis feltételezi az egészséges tereket, ahol nincs károsanyag kibocsátás, viszont tiszta a levegő, jó az akusztika, megfelelők a fényviszonyok, és közel van a természet, ami már a biofília világába vezet.
A spanyol Actiu felismerte, hogy az iroda belső megjelenése és belső elrendezése szerves része a vállalatok arculati stratégiájának, a belső PR-nak, ami erősíti a munkatársak céggel szembeni lojalitását és bizalmát, növeli a kreativitást, a bizalmat, a wellbeinget és a hatékonyságot. A Gensler Intézet felmérése szerint a munkatársak 90 %-a azt válaszolta, hogy a munkakörnyezet minősége hatással van a munkához történő hozzáállásukra.
Kommunikáció: beszéljünk egymással!
A kommunikáció és a kollaboráció ugyanolyan hasznos a cégnek és a dolgozóknak, hiszen a szociális kapcsolatok erősítik az önbizalmat és a pozitív hozzáállást, ugyanakkor hozzájárulnak a szervezethez történő elköteleződéshez. A vezetőség és az alkalmazottak közti kommunikáció minősége és gyakorisága növeli a szervezeten belüli bizalmat, a dolgozók lojalitását, és csökkenti a fluktuációt.
Kreativitás: ötleteket adni mindig jó ötlet
Nem győzzük ismételni: a munkatársak közti valóban értékes infomációcsere 80 százaléka informális megbeszéléseken születik. Ezért van szükség olyan irodai terekre, amelyekben lehetőség van a csapatépítésre, a jó munkahelyi légkör megteremtésére, ahol a tehetséges munkatársak is szívesen töltik az idejüket.
Munka-magánélet egyensúlya: dolgozni az élet egyik része, nem az élet értelme
Ennek megteremtésében segít egyrészt a rugalmas munkaidő és a távmunka, másrészt az olyan barátságos irodaterek, ahol lehetőség van sportolni, vagy lehetőség van a kisgyerekek felügyeletére, állatok bevitelére.
Privát tér: mindenkinek szüksége van privát térre, hogy a legjobbat hozza ki magából
A hibrid iroda multifunkciós terei rugalmasan átrendezhetők, igény szerint kialakíthatók elvonulásra, koncentrációra alkalmas egyéni munkahelyek, akár akusztikus elemekkel vagy mobil elválasztópanelekkel elhatárolva az iroda többi részétől.
A korszerű hibrid irodát a következő szempontok szerint alakítják ki:
Kollaboráció: a megfelelő berendezés feladata, hogy összekapcsolja az embereket, szabad folyást engedjen az információknak és az ötleteknek.
Design: szorosan összekapcsolódik az irodai jólléttel, a jó közérzetet fokozzák a minőségi bútorok mellett a művészeti alkotások és a zöld növények az irodában.
Technológia: az irodai térben könnyű, felhasználóbarát alkalmazásokat kell lehetővé tenni. hogy ne okozzon nehézséget a digitális eszközük használata a munkatársaknak.
Ergonómia: az asztalok és székek hozzájárulnak az egészséges, kényelmes, ergonómiailag megfelelő munkahelyek kialakításához. A lényeg, hogy folyamatos mozgásban legyünk akkor is, ha az asztalunknál ülünk vagy állunk.
Az összpontosítást segítő, „fókusz” munkahelyeken az asztaloknak és székeknek meg kell felelni a legszigorúbb európai szabványoknak. Ezeknél, valamint a közösségi és csoportmunkára alkalmas tereknél a barátságos és inspiráló design mellett fontos, hogy a berendezéseknek baktérium- és vírustaszító felületük legyen, amelyek könnyen tisztíthatók, emellett újrahasznosítható anyagokból készüljenek. A biofília design természetes anyagai és színei is segítik a koncentrációt. A közösségi tereknek az irodai wellbeing keretében azt is sugározniuk kell, hogy ezen a munkahelyen öröm dolgozni és a munkáltató odafigyel a dolgozói igényeire. Az oktató, tréning helyiségekben a könnyen átalakítható terek mobil és moduláris bútorai mellett a zöld szín használata amellett, hogy a természetre és a frissességre asszociál, javítja a koncentrációt és az elvont gondolkodást, és segít a harmónia megteremtésében.
Az egészséges tér és az egészséges emberek közti kapcsolatot erősítik az Actiu hibrid irodai megoldásai.
